01 · Identifica exactamente qué se está aprobando
El cliente responde «adelante» al hilo de un proyecto con tres PDFs. Uno tiene la dirección antigua, otro un cambio de color y el tercero una corrección pendiente. Antes de pasar a producción, necesitas relacionar su decisión con una versión concreta.
Asigna al arte un nombre estable: cliente, pieza y número de versión. Añade fecha y producto a la ficha de revisión. Si el proyecto incluye varias sedes, idiomas o formatos, identifica cada salida y sus cantidades. Un conjunto de archivos no debe tratarse como una única pieza sin revisar sus diferencias.
Por ejemplo, cliente_flyer_sede-centro_v04.pdf permite localizar el documento. La convención puede cambiar según tu equipo; lo importante es que una aprobación, una observación y un pedido se refieran al mismo archivo.
En lugar de «¿lo ves bien?», solicita revisar el PDF identificado, sus datos y el producto al que corresponde. Una instrucción concreta facilita una respuesta que puedas conservar con el proyecto.
02 · Divide la revisión en puntos comprobables
Pide al cliente revisar lo que conoce mejor: nombres, precios, fechas, direcciones, teléfonos, textos y condiciones de su oferta. No presupongas que ha comprobado todos los datos porque le guste el diseño. Señala especialmente lo que cambió desde la versión anterior.
| Revisión | Qué debe quedar claro |
|---|---|
| Contenido | Textos, cifras, nombres y datos de contacto |
| Diseño | Distribución, imágenes y versión de marca |
| Uso | Formato, sede, idioma y destino de la pieza |
| Funciones | Enlaces o códigos comprobados cuando existan |
Si el documento contiene un QR, comprueba el destino correcto y su lectura en el contexto previsto. Para un tríptico, revisa el orden al doblar. La aprobación debe adaptarse al producto: una imagen plana no muestra por sí sola todos los aspectos de uso.
Comparte la prueba en una vista cómoda, pero identifica sus límites. Una captura en el móvil ayuda a comentar una composición; no reemplaza el PDF que contiene el contenido completo ni una prueba específica cuando el trabajo la necesita.
03 · Registra también los requisitos de producción
La aprobación del diseño y la comprobación técnica resuelven asuntos distintos. Quien prepara la salida debe revisar tamaño, sangrado, imágenes, fuentes, color y elementos técnicos según el pedido. Explica qué requisitos están confirmados y cuáles quedan por cerrar.
Asigna responsables para que ningún punto quede en el aire. Puede haber una persona que valida los textos, otra que prepara el PDF y otra que coordina el pedido. No necesitas complicar el proceso: una ficha breve con nombres y decisiones suele bastar para un trabajo sencillo.
Cuando el color sea crítico, describe qué prueba se ha utilizado y qué se ha aprobado con ella. Una revisión de pantalla no se convierte automáticamente en una prueba de color física. Evita registrar una aprobación más amplia que la comprobación realizada.
Completa esta parte con la guía de archivos y la muestra de estándares PDF/X. La ficha debe reflejar el flujo confirmado, no un listado genérico de requisitos que nadie ha contrastado.
04 · Cierra las correcciones antes de pedir el visto bueno
Recoge los comentarios en un lugar común y conviértelos en acciones concretas. «Cambiar el teléfono del pie por el indicado» permite revisar una corrección; «mejorar esta parte» necesita aclararse antes de generar otra versión.
Acrobat permite compartir PDFs para revisión y comentarios. Utiliza una herramienta o un procedimiento que tu cliente pueda seguir, y conserva las observaciones asociadas al documento.
Tras corregir, exporta una versión nueva y revisa las zonas afectadas. En tu registro marca qué observaciones se han incorporado y cuáles siguen pendientes. Si una corrección cambia precios o cantidades impresas, comprueba también los documentos relacionados.
No pases a producción con una aprobación condicionada a un cambio que aún no está incorporado. Presenta el archivo actualizado y pide confirmar esa versión. Si el cliente vuelve a cambiar algo después, abre otra revisión y conserva la relación con la anterior.
05 · Conserva una confirmación útil para el siguiente pedido
Una fórmula operativa puede ser: «Confirmo la versión v04 de [archivo], para [producto y formato], con [cantidades]. He revisado los datos y el contenido indicados. Los requisitos pendientes son [ninguno o lista concreta]». Adáptala al proyecto y evita tratar una respuesta ambigua como equivalente.
Este texto es una ayuda para organizar el trabajo, no una cláusula contractual. Guarda la decisión con fecha, responsable, prueba revisada y archivo relacionado. Conserva además el editable para que una reposición no obligue a reconstruir la pieza desde el PDF.
Cuando llegue otro pedido, confirma si se mantiene el contenido o cambian datos. «Lo mismo que la última vez» merece contrastarse con la versión anterior, especialmente en promociones, calendarios o información de contacto.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si el cliente responde solo «OK»?
Relaciona la respuesta con el archivo y alcance concretos. Si el hilo deja dudas o hay cambios pendientes, solicita una confirmación clara de la versión actual.
¿La aprobación del cliente sustituye el control técnico?
No. El contenido y los requisitos de producción deben comprobarse por los responsables establecidos.
¿Puedo utilizar esta ficha como contrato?
La plantilla organiza la revisión editorial y operativa. No está redactada como documento contractual.
¿Hay que aprobar otra vez si cambia un dato?
Genera una versión nueva y confirma el cambio antes de producir. Conserva el registro de qué archivo quedó aprobado.