Define una convención que todo el equipo entienda
El cliente corrige el teléfono después de aprobar y aparecen archivos llamados «final», «final nuevo» y «final definitivo». El problema no se resuelve añadiendo otra palabra: necesitas identificar la revisión y su estado.
Usa una estructura consistente con cliente, pieza, revisión y uso. Como ejemplo: cliente_tarjeta_v03_revision.pdf y cliente_tarjeta_v03_produccion.pdf. Adapta los campos al proyecto y conserva la relación entre archivos cuando hay varias caras o sedes.
No uses el nombre como única prueba de aprobación. Un archivo que alguien llama «producción» todavía puede tener cambios pendientes. El registro debe indicar qué copia se ha revisado y quién la autoriza.
Registra qué se modificó y dónde
Una petición como «cambiar el logo» necesita una referencia concreta y un alcance. Identifica la página o pieza afectada, el nuevo recurso y los lugares donde debe repetirse. Evita corregir solo la primera aparición si la solicitud afecta a todo el catálogo.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Revisión | v03 |
| Cambio | Actualizar teléfono autorizado |
| Alcance | Anverso de dos tarjetas |
| Comprobación | Datos y ambas versiones revisados |
Separa cambios de contenido de cambios de producción. Modificar el papel o el formato puede obligar a revisar composición, color o acabado, aunque el cliente no haya pedido cambiar el diseño.
Después de corregir, exporta otra copia identificada y revisa las partes afectadas. Si el cambio altera un índice, una referencia o una pareja de caras, comprueba también esa relación. Conserva el histórico fuera del paquete que se entrega a producción.
Vincula la autorización a un archivo concreto
La aprobación debe señalar la versión que se ha revisado. Un «está bien» sin referencia puede corresponder a una previsualización anterior. Identifica nombre del archivo, fecha, responsable y alcance de la aceptación.
La guía de aprobación del arte final desarrolla ese paso. Aquí la decisión es cómo mantener la relación entre cambios, copias y autorización a lo largo del proyecto.
Si llega una corrección después de aprobar, cambia el estado de la nueva versión a revisión y solicita la autorización correspondiente. No sustituyas silenciosamente la copia aprobada; el responsable debe poder reconocer qué se enviará.
Prepara una entrega sin copias ambiguas
Incluye los archivos vigentes y una ficha que explique su función. Si entregas editables, identifica los recursos que necesitan para abrirse y trabajar. Adobe documenta el empaquetado de InDesign con documento, vínculos, fuentes y un informe; verifica los permisos aplicables antes de compartir recursos.
No envíes una carpeta con todas las pruebas como si fueran alternativas para fabricar. Conserva el histórico en otra ubicación y reúne solamente la entrega identificada. Si hay un archivo de revisión, indícalo explícitamente.
- Comprueba que cada producto tiene su archivo correcto.
- Verifica parejas de caras y versiones por sede.
- Relaciona cantidades con cada variante.
- Revisa medios, tipografías y elementos técnicos necesarios.
- Identifica qué copia está aprobada para producción.
Consulta las instrucciones de archivos para las comprobaciones del producto. Un buen control de versiones no sustituye la revisión técnica.
Registra la entrega y conserva la trazabilidad
La ficha conecta revisión, responsable y archivo enviado. Para reposiciones, comprueba que los datos y especificaciones siguen vigentes antes de repetir. Si el material o el contenido cambian, abre una nueva revisión.
Utiliza un registro de cambios proporcional al trabajo: una pieza puede necesitar pocas líneas; una campaña con muchas sedes requiere una relación por variante. El objetivo es que cualquier persona del equipo pueda identificar lo aprobado sin reconstruir toda la conversación.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes sobre versiones del arte final
¿Basta con llamar al archivo “final”?
No. Identifica revisión, estado y aprobación vinculada a esa copia.
¿Qué hago si corrigen después de aprobar?
Prepara una nueva revisión, comprueba lo afectado y registra una nueva autorización.
¿Debo enviar todas las pruebas a producción?
Conserva el histórico aparte y entrega los archivos vigentes con sus funciones identificadas.
¿Puedo repetir una versión antigua en una reposición?
Confirma que contenido y especificaciones siguen vigentes; registra cualquier cambio.