Comprueba el tamaño y la composición del documento
Antes de exportar, confirma el formato físico del producto. Revisa orientación, número de páginas y orden de lectura. Si el cliente entrega un documento pensado para una impresora de oficina, pregunta qué necesita producir: un dossier, un folleto o un cartel requieren decisiones distintas.
Comprueba encabezados, pies, numeración y tablas. Un cambio de fuente o un párrafo añadido puede desplazar una página entera. Evita corregir esos desplazamientos con espacios repetidos; deja el documento organizado para que la siguiente revisión sea manejable.
Si el diseño llega hasta el borde, confirma cómo se preparará el sangrado. Ampliar la página sin revisar fondos y posición de los elementos no resuelve por sí solo esa preparación.
Conserva los originales de las imágenes
Guarda los archivos originales junto al proyecto. Una fotografía copiada de una presentación o descargada desde una conversación puede haber pasado por una reducción de tamaño. Si la imagen se amplía mucho dentro del documento, revisa el resultado al tamaño final.
Comprueba las opciones de compresión y calidad de imagen de tu versión de Word. No reduzcas todo para conseguir un archivo pequeño antes de saber qué necesita producción. Cuando el peso dificulte la entrega, acuerda el método de transferencia y conserva una salida de referencia.
La guía de píxeles a centímetros explica la relación entre cantidad de píxeles y tamaño físico. Un dato de resolución elevado no recupera el detalle que falta en el original.
Revisa las fuentes en el editable y en el PDF
Haz una lista de familias y estilos utilizados. Word permite incrustar determinadas fuentes en el documento, según sus permisos y las capacidades de la versión. Esto ayuda en algunos intercambios del editable, pero no elimina la revisión del PDF. Información de Microsoft sobre incrustación de fuentes.
Comprueba títulos, símbolos, acentos, cifras y saltos de línea. Revisa especialmente las tablas ajustadas: una sustitución puede cambiar anchos y alturas. La aparición correcta del documento en tu equipo no demuestra que la copia recibida conserve todo igual.
Si otra persona editará el archivo, confirma acceso y permisos de las fuentes. Si entregas solo el PDF final, comprueba su representación y registra el archivo aprobado. Son entregas con necesidades distintas.
Exporta y compara la salida
Microsoft documenta la exportación a PDF, las opciones de páginas y la inclusión de marcas de revisión. Para una entrega limpia, revisa que exportas el documento previsto y no una versión con comentarios o cambios visibles. En las opciones disponibles, prioriza la salida orientada a impresión frente a la reducción de tamaño. Exportación PDF en Office.
Abre el resultado fuera de Word. Compara el número de páginas, sus dimensiones y las zonas con más contenido. Revisa que los elementos no quedan cortados, que no aparecen páginas vacías inesperadas y que se incluyen las caras necesarias.
PDF/A sirve a un objetivo de archivo; no es una confirmación universal de compatibilidad con imprenta. Si el producto requiere un PDF/X concreto, revisa las condiciones del estándar de entrega con producción.
Documenta qué archivo se ha aprobado
Identifica editable, PDF de entrega y fecha. Anota las incidencias corregidas y evita reenviar una copia antigua desde el correo. La ficha descargable permite reunir lo que producción necesita para revisar el encargo.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes
¿Se puede imprimir un documento de Word?
Puede servir para determinados trabajos, preparando y validando la salida contra las especificaciones del producto.
¿Guardar como PDF evita cambios de fuente?
Hay que revisar el resultado. La representación de las fuentes depende de la preparación y de los permisos disponibles.
¿Conviene elegir tamaño mínimo?
Para producción, prioriza la calidad requerida. Una reducción puede afectar imágenes y otros detalles del archivo.
¿Debo enviar el DOCX o el PDF?
Confirma el formato solicitado. Conserva el DOCX para correcciones y entrega una versión inequívoca del archivo validado.