Relaciona el pedido con lo que se va a fabricar
Un cliente compra una pieza personalizada y después envía el diseño. Para producir correctamente necesitas relacionar esa compra con producto, medida, material, cantidad y versión. El número de pedido es la referencia inicial, no toda la especificación.
Si hay varios productos o diseños, registra qué archivo corresponde a cada línea. Para tarjetas de distintas personas, identifica cada variante y cantidad. Evita una carpeta de adjuntos sin una relación con el pedido.
Separa la venta que acuerdas con tu cliente de la solicitud de producción al proveedor. El proceso debe dejar visibles cambios que afectan al precio, producto o entrega antes de enviarlos a fabricar.
Define cómo recibes y revisas el diseño
Decide un canal de recepción y documenta qué necesita el archivo según el producto. Una subida correcta solo demuestra que has recibido un fichero; no confirma su medida, contenido ni preparación técnica.
WooCommerce documenta extensiones para asociar archivos a pedidos, como Upload File to Order. Comprueba las capacidades de la solución elegida; no presupongas que cualquier tienda tiene el mismo sistema ni que una extensión valida automáticamente un arte final.
Registra archivo recibido, versión y revisión pendiente. Si falta información, solicita una corrección concreta con la referencia del producto. Evita sustituir un archivo por otro sin conservar la relación con la petición de cambio.
Para los requisitos de impresión, utiliza las instrucciones de archivos. Define quién comprueba el contenido y quién revisa la preparación técnica, según el alcance acordado.
Separa pago, aprobación y autorización de producción
WooCommerce tiene estados comerciales de pedido. Su documentación explica cuándo se aplican. Esos estados no acreditan por sí solos que una persona haya revisado y aprobado el diseño para fabricar.
Define un registro de producción que permita saber si falta archivo, hay una corrección o existe una aprobación. Puede convivir con el estado comercial, pero su significado debe estar documentado y no depender de una suposición del equipo.
| Decisión | Comprobación propia |
|---|---|
| Pago | Estado comercial y condiciones acordadas |
| Archivo | Versión recibida y revisión |
| Aprobación | Persona, archivo y alcance aceptados |
| Producción | Autorización y entrega al proveedor |
Las notas de pedido pueden incluir información privada o para el cliente. Comprueba el tipo de nota y el comportamiento de la tienda antes de utilizarla para datos internos.
Entrega al proveedor una referencia inequívoca
Prepara una ficha con producto, cantidades por diseño, materiales, acabados, archivo autorizado y destinos. Incluye solamente las versiones que corresponden a la entrega. El proveedor no debe elegir entre varias copias llamadas «final».
Si necesitas marca blanca, consulta la guía del pedido en marca blanca y confirma documentación y recepción. Registrar la compra en WooCommerce no comunica automáticamente esas instrucciones a quien produce.
Antes de automatizar, prueba situaciones representativas: falta de archivo, nueva versión, pedido con varios diseños y cambio de destino. Comprueba que ninguna transfiere una copia no aprobada o unas cantidades equivocadas. Este artículo propone el flujo; no instala una integración ni modifica la tienda.
Registra responsables y límites del flujo
La ficha identifica quién recibe, revisa y autoriza cada paso. Añade referencia del proveedor y decisiones pendientes. Mantén una relación clara entre el pedido comercial y la producción para poder responder a cambios o reposiciones.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes sobre WooCommerce e impresión
¿Un pedido en procesamiento implica diseño aprobado?
No por sí solo. Registra la aprobación del archivo de forma explícita.
¿Subir un PDF demuestra que está listo?
No. Comprueba contenido y requisitos del producto según el alcance de revisión.
¿Puedo guardar observaciones en notas?
Comprueba si son privadas o para el cliente y cómo se muestran en tu tienda.
¿Cuándo automatizo el envío al proveedor?
Después de definir y probar los criterios de archivo, aprobación, cantidades y cambios del flujo.