Crea una fila por tienda y pieza
Reúne primero la lista de centros y los materiales que necesita cada uno. Utiliza un código de tienda estable y añade un responsable de revisión. No identifiques el destino únicamente por un nombre informal que pueda repetirse.
Organiza una matriz con pieza, formato, versión, cantidad y destino. Si una tienda necesita dos formatos de cartel, crea dos filas. Así podrás revisar y sumar cada referencia sin mezclar unidades diferentes ni ocultar variantes.
Por ejemplo, una misma campaña puede necesitar cartel de escaparate y material de mostrador. Aunque compartan mensaje, sus formatos y cantidades deben quedar separados. La matriz describe necesidades reales de cada centro, no solo el total de la campaña.
Vincula cada variante al archivo aprobado
Identifica qué cambia entre tiendas: idioma, dirección, horario, promoción o formato. Asigna una referencia a cada versión y enlázala con el nombre exacto del PDF aprobado. Una carpeta con varios archivos «final» resulta difícil de controlar.
Revisa el contenido variable con quien lo conoce. La aprobación de la composición general no valida una dirección local ni una condición específica de la promoción. Registra la revisión de los datos antes de generar todos los archivos.
Utiliza el criterio de la guía de versiones del arte final: cuando cambia el archivo aprobado, cambia también la referencia que figura en la entrega. Mantén un único registro vigente para que producción no reciba instrucciones contradictorias.
Suma por referencia y separa las reservas
Calcula los totales de cada pieza a partir de las filas de tienda. Comprueba que las unidades tengan el mismo significado: un conjunto de varias piezas y una pieza individual no se suman como si fueran iguales.
Si tres tiendas reciben dos carteles cada una, el reparto suma seis carteles. Si añades uno de reserva, el total de producción es siete; deja ese ejemplar en una fila separada con su destino. Es un ejemplo de control de cantidades, no una recomendación de reserva fija.
Acuerda quién decide las reservas y dónde se guardan. Evita repartirlas por accidente o contabilizarlas dos veces. Revisa también que cada centro tenga los accesorios o componentes de montaje que se hayan incluido en el proyecto.
Identifica cada lote de forma legible
Confirma cómo se entregará la campaña: agrupada en un único destino o repartida por centros. Consulta las condiciones disponibles antes de ofrecer una modalidad o una fecha. Relaciona los lotes con la matriz para poder comprobar su contenido.
Una identificación útil incluye campaña, código de tienda, versión y lista de piezas. Si un lote llega a una persona distinta de quien aprobó el diseño, esa información permite reconocerlo sin buscar mensajes anteriores.
Registra condiciones de recepción e instalación: contacto, acceso, fecha necesaria y responsable de montaje. La orden de producción debe recoger el alcance acordado. Para adaptar el contenido a soportes diferentes, revisa también la guía de color multisoporte.
Cierra los cambios antes de autorizar la campaña
Revisa la matriz completa con el cliente y registra su versión aprobada. Si una tienda modifica una cantidad, actualiza el total y el lote afectado. Si cambia un PDF, comprueba todas las filas que lo utilizan; el cambio puede alcanzar varios centros.
Conserva matriz, archivos y aprobaciones para futuras reposiciones. Consulta el procedimiento de reposición de impresión antes de repetir una campaña con datos antiguos.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes
¿Basta con indicar el total de carteles?
No para controlar el reparto. Define cantidad por pieza, versión y destino.
¿Todas las tiendas deben aprobar el diseño?
Acuerda responsables y alcance de revisión. Los datos locales deben validarse por quien pueda comprobarlos.
¿Dónde incluyo los materiales de reserva?
En filas separadas con cantidad y destino, distinguiéndolos del reparto habitual.
¿Puedo reutilizar la matriz en la siguiente campaña?
Como base, sí. Revisa centros, responsables, datos, cantidades y archivos antes de autorizarla.