Material impreso para MWC Barcelona: coordina versiones, archivos y destinos

Consulta el manual y delimita tu parte del proyecto

Los recursos oficiales de MWC Barcelona enlazan el manual del evento. Identifica la edición aplicable y pide al expositor o montador las especificaciones que afectan a las piezas que vas a producir.

Define si tu encargo cubre la gráfica del stand, material para entregar o ambas cosas. Solicita el plano y las plantillas vigentes. No presupuestes superficies a partir de una imagen de una edición anterior.

Asigna responsables para contenido, preparación técnica, montaje y recepción. Si el cliente contrata una modalidad con componentes incluidos, confirma cuáles son antes de añadir productos. La coordinación comienza por aclarar el alcance, no por multiplicar piezas.

Crea una matriz de versiones

Para cada pieza, registra código, idioma, versión, archivo y cantidad. Añade qué equipo o punto de atención la utilizará. Esta relación evita depender de nombres vagos como «folleto nuevo» o «cartel definitivo».

Una campaña puede tener contenido corporativo común y mensajes distintos para socios, mercados o demostraciones. Decide con el cliente qué variantes necesitan piezas separadas. No conviertas cada pequeña revisión en un nuevo diseño de producción sin registrar qué sustituye.

El ejemplo suma 500 folletos y dos carteles. Mantén los totales por producto; no describas el conjunto como 502 unidades de una única tirada.

Relaciona la matriz con archivos aprobados

Conserva la misma referencia en la matriz y en el archivo. Comprueba medidas, orientación y contenido antes de exportar. Para gráfica de estructuras, confirma la plantilla con el responsable del modelo; para impresión comercial, revisa formato y caras.

Aplica las instrucciones de preparación y revisa el PDF resultante. Una exportación correcta no garantiza que el mensaje comercial sea el autorizado. Pide la revisión del cliente para nombres, idiomas, logos y contactos.

Si varias personas trabajan sobre el contenido, identifica una copia autorizada para producción. La guía de versiones del arte final ayuda a mantener esa trazabilidad. Registra las revisiones anuladas cuando llegue un cambio.

Reparte cantidades y asigna recepción

Pregunta qué material necesita cada equipo, jornada o destino. No calcules folletos solo a partir de la asistencia general al evento: utiliza la previsión y la operativa del cliente. Registra stock disponible si se reutilizan piezas.

Comprueba que el reparto por destino coincide con el total de cada variante. Identifica el receptor y las instrucciones de entrega. Para condiciones del evento, utiliza los canales oficiales y la documentación del expositor, sin asumir accesos o ventanas de recepción.

Separa fecha de uso, entrega solicitada y compromiso confirmado. Indica quién lleva el material desde el punto de recepción hasta el stand y quién monta las piezas. Esas fases necesitan responsables concretos.

Utiliza la ficha para cerrar el paquete de producción

Reúne matriz, archivos y aprobaciones bajo una misma revisión. La ficha descargable sirve para comprobar el conjunto antes de enviarlo. Si un dato está pendiente, indica quién debe resolverlo y qué piezas bloquea.

1. Identifica edición y alcance.
2. Registra pieza, versión y cantidad.
3. Vincula archivos autorizados.
4. Comprueba totales por producto y destino.
5. Confirma recepción y suministro.

Checklist de entrega

Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.

Descargar checklist y ficha de entrega ↓

Preguntas frecuentes sobre material para MWC

¿Cuántos folletos necesito?

Utiliza la previsión del cliente, el reparto y el stock; no hay una cantidad universal.

¿Puedo enviar archivos separados por idioma?

Identifica cada versión con sus cantidades y destino.

¿Dónde consulto las condiciones de montaje?

En los recursos y el manual oficial de la edición correspondiente.

¿Una campaña equivale a una sola tirada?

Relaciona y presupuesta cada producto y variante según sus características.