Define qué decisión debe resolver la muestra
Antes de solicitarla, pregunta qué necesita comprobar el cliente: contenido, color, soporte, acabado, medida o aplicación. Una muestra resulta más útil cuando el objetivo está delimitado y todos saben qué queda fuera.
Una prueba digital puede ayudar a revisar textos y composición; una muestra física puede servir para estudiar una combinación concreta de material y acabado. No las presentes como comprobaciones equivalentes para todas las características del pedido.
Si necesitas varios tipos de revisión, sepáralos en la ficha. Identifica quién valida cada parte y qué documentación necesita. La producción no debería depender de una respuesta como «me gusta» sin una referencia de lo que se ha revisado.
Identifica material, archivo y versión
Asigna una referencia a la muestra y relaciónala con el proyecto. Registra archivo, revisión, dimensiones, soporte y acabado. Si algún componente difiere del pedido final, indícalo expresamente.
Conserva las instrucciones de preparación de la referencia y la copia del archivo utilizada. Si se revisa una muestra de un logo anterior, no la registres como aprobación del diseño actualizado sin aclarar el alcance.
Para campañas con varios soportes, identifica qué combinación se ha comprobado. La guía de color en varios materiales ayuda a organizar esa comparación. La aceptación de una pieza de papel no valida automáticamente un vinilo o un cartón.
Si se conserva una muestra de una producción anterior, documenta su procedencia y estado. Puede servir de referencia, pero confirma qué características siguen siendo pertinentes para el nuevo encargo.
Acuerda cómo se realizará la revisión
Define un entorno adecuado al objetivo. Para una comparación visual, registra las condiciones de observación que se acuerden y evita conclusiones basadas solo en una fotografía de móvil o en pantallas distintas.
Si se evalúa una aplicación, utiliza el objeto o superficie previstos cuando corresponda. Describe material, estado y preparación. Una muestra aplicada sobre otra superficie no reproduce necesariamente el uso del cliente.
Decide qué información se anotará: observaciones, fotografías de contexto, medidas comprobadas o resultados de una prueba acordada. Las fotos ayudan a documentar, pero no sustituyen por sí solas la comprobación técnica que exija el proyecto.
Registra resultado, correcciones y alcance
Utiliza estados claros: revisada, aceptada para un objetivo concreto o pendiente de corrección. Añade responsable y fecha. Si se aprueba solo el contenido, conserva esa delimitación en lugar de extenderla al material o al acabado.
Relaciona cada observación con la pieza afectada y la decisión correspondiente. Una corrección de texto y un cambio de soporte necesitan revisiones distintas. Identifica qué versión sustituye a la anterior.
Para autorizar el archivo, utiliza la guía de aprobación del arte final. Este protocolo documenta la muestra y sus condiciones; la autorización de producción debe corresponder al trabajo confirmado.
Si el cambio llega cuando el trabajo ya está autorizado, consulta su estado antes de prometer una sustitución. Registra la confirmación de producción y comunica qué documentación queda vigente.
Conserva un registro reutilizable
Completa la descarga con objetivo, referencia, condiciones y resultado. Adjunta los documentos necesarios y guarda una copia accesible para los responsables. En una reposición, consulta el registro y revisa si el pedido sigue representando la misma combinación.
- Define la decisión que se revisará.
- Identifica muestra y archivo.
- Acuerda condiciones y criterio.
- Registra observaciones y cambios.
- Delimita la aprobación.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes sobre revisión de muestras
¿Una muestra digital valida el material?
No reproduce las características físicas del soporte.
¿Puedo aprobar toda la campaña con una pieza?
Identifica qué productos y características representa la muestra revisada.
¿Basta con enviar una fotografía?
La foto puede documentar; acuerda cómo se comprobará el objetivo del proyecto.
¿Qué ocurre si cambia el archivo?
Relaciona la nueva versión con la revisión necesaria y su aprobación.