Describe qué debe resolver la pieza
«Necesito imprimir unos carteles» es un buen inicio de conversación, pero deja varias decisiones abiertas. El briefing convierte esa idea en un pedido que se puede valorar: dónde se utilizará, quién lo verá y qué debe soportar.
Indica interior o exterior, ubicación, duración prevista y forma de montaje cuando sean relevantes. Para una pieza que se manipula, añade cómo se entrega o utiliza. No tienes que elegir por tu cuenta todos los materiales; describir el uso permite solicitar una propuesta con fundamento.
Distingue una preferencia de un requisito. «Nos gustaría un acabado mate» puede ser una propuesta; «debe poder escribirse sobre la pieza» es una función que necesita comprobarse. Registrar esa diferencia evita aprobar un material solo por su apariencia.
Identifica formato, cantidades y versiones
Escribe la medida final con unidades y orientación. Para un producto plegado, distingue formato abierto y cerrado; para una pegatina, identifica la pieza y su presentación. Si hay una plantilla, registra cuál corresponde al pedido.
Las cantidades deben asociarse a cada versión. Cien tarjetas de cuatro personas pueden significar cien en total o cien de cada una. Una tabla sencilla elimina esa ambigüedad antes de preparar el presupuesto.
| Versión del ejemplo | Cantidad solicitada |
|---|---|
| Tarjeta de la persona A | 100 |
| Tarjeta de la persona B | 100 |
| Total | 200 tarjetas |
Indica el material y los acabados si están decididos. Si no lo están, añade la función que buscas y solicita confirmación. Evita copiar especificaciones de un pedido anterior sin comprobar que corresponden al uso actual.
Explica el estado del diseño y quién lo aprueba
Identifica si existe un archivo final, una maqueta en revisión o solamente una referencia. El presupuesto necesita saber qué adaptación queda pendiente. Un enlace a una carpeta no explica cuál de sus copias debe producirse.
Consulta las instrucciones de preparación de archivos para revisar la entrega. Registra requisitos confirmados y dudas: medidas, zonas, color, imágenes, fuentes o elementos técnicos según el producto.
Define quién valida el contenido y quién autoriza la producción. Puede ser la misma persona, pero no debe quedar implícito. Para formalizar la revisión del archivo, utiliza la guía de aprobación del arte final.
Distingue necesidad de entrega y plazo confirmado
Anota destino, persona receptora y fecha en que se necesita la pieza. Si hay varias sedes, vincula cada cantidad con su dirección. Para montaje o eventos, distingue la fecha de llegada de la fecha de utilización.
Una fecha deseada no es un plazo aceptado. Solicita confirmación considerando el estado del archivo, las aprobaciones y las condiciones del pedido. Si una decisión sigue pendiente, indícala antes de cerrar la planificación.
Para entrega en marca blanca, consulta la guía del pedido en marca blanca. Define las instrucciones comerciales y de recepción que correspondan; no las dejes únicamente en una conversación difícil de localizar.
Evita reunir datos contradictorios en correos y archivos distintos. Conserva una ficha vigente y registra las actualizaciones que cambien material, cantidad, versión o entrega.
Completa una ficha que permita resolver lo pendiente
La plantilla descargable reúne los datos básicos para iniciar el presupuesto. Añade las especificaciones particulares del producto y marca lo no confirmado. La ficha no sustituye una validación técnica: sirve para que las decisiones y responsabilidades sean visibles.
- Describe el uso y el producto.
- Confirma medidas, cantidades y versiones.
- Identifica material y acabado, o la selección pendiente.
- Vincula el archivo con su estado de aprobación.
- Registra destino y necesidad de entrega.
Antes de enviar, comprueba que el total y las versiones coinciden con los archivos. Una actualización del briefing debe reflejar los cambios que también afectan al presupuesto o a la producción.
Checklist de entrega
Marca los puntos revisados y descarga la ficha para acompañar los archivos del proyecto.
Descargar checklist y ficha de entrega ↓
Preguntas frecuentes sobre el briefing
¿Puedo pedir presupuesto sin saber qué material elegir?
Sí. Describe el uso y la función necesaria y señala que la selección necesita propuesta y confirmación.
¿La fecha deseada queda confirmada al enviarla?
No. Solicita confirmación según las condiciones y el estado del pedido.
¿Debo incluir el diseño aunque no esté aprobado?
Identifica que está en revisión y explica qué falta por decidir.
¿Cómo gestiono varias versiones?
Relaciona cada versión con su cantidad, archivo y destino; comprueba el total antes de enviar.